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タスク管理の目的

タスク管理の目的は、以下の3点があげられます。

行うべき作業を漏れなくリストアップして、優先順位をつけて実行する

行うべき作業を漏れなくリストアップして、優先順位をつけて実行する

多くの業務は、複数の作業から成り立っています。
行うべき業務を作業単位に分解しリストアップすることで、次のような効果が得られます。

①作業の実施漏れを防ぐことで、顧客からの苦情を減らせる
②各作業の前後関係がわかり、優先度の高い作業を先に進められる
③「何から手をつけてよいかわからない」という事態を防げる

優先度の高い作業を先にこなしていくには、業務の全容を把握しておかなければなりません。
タスク管理を行うことで、優先順位をつけた業務の実行が可能となります。

進捗状況を”見える化”する

進捗状況を”見える化”する

名古屋・大阪を中心に活動するSEO特化型WEBサイト制作会社である”株式会社クリエイト”もこの進捗管理システムを導入し、タスク管理により業務を細分化することで、個々の作業単位で細かく進捗状況をチェックしております。
もし作業に遅れが出れば即座に判明する為、最短で対策を打てるメリットは見逃せません。
問題に対し早期の対処を行うことで納期・締め切りに遅れにくくなり、顧客満足度の向上にもつながりますので、非常に嬉しい評判を頂いております。

上司が的確にマネジメントできるようにする

上司が的確にマネジメントできるようにする

上司は部署の責任者として、以下の職務が求められています。

①部下の進捗状況を正しく把握する
②進捗が未達、または遅れが生じている場合は、対策と対応方法を考える
タスク管理により現状を正しく理解した上で、適切な判断を行い指示を出すことができます。
上司がチームを的確にマネジメントすることも、目的の1つとして非常に重要です。

チームのタスク管理の課題と解決策

まず、チームのタスク管理が抱えている課題について整理しましょう。
チームおいてタスク管理が必要となる仕事は、企画・開発業務、イベント型業務、プロジェクト型業務など、非定型・非定期の業務が中心となります。
案件毎に仕事の内容やボリューム、時期が異なるような仕事で、案件毎に仕事＝タスクの計画・管理をしなければならないものです。
このような仕事では、次のような課題を抱えていることが多くあり、タスク管理は、この課題を解決することが求められます。

慢性的遅れ（90％シンドローム）

慢性的遅れ（90％シンドローム）

仕事が常に遅れている状態にあり、なかなか完了しないというものです。別名90％シンドロームとも言われ、90％までは計画通り進んできているのに残り10％が完了しないというものです。慢性的遅れの犯人の多くは、異常、想定外、トラブルというもので、仕事の計画精度のまずさ、進捗管理の弱さに起因する問題です。

非正味業務（管理・コミュニケーション）割合が高い＝生産性が低い

非正味業務（管理・コミュニケーション）割合が高い＝生産性が低い

企画・開発業務、イベント型業務、プロジェクト型業務の仕事を分析すると３割～６割が会議やメール連絡などの「コミュニケーション」と計画・調整などの「管理」といった非正味業務に費やされています。
つまり、労働時間の内、本来の仕事＝正味業務に充てている時間が極端に少ないのです。
当然、生産性は低いものとなります。

生産性が見えない＝効果が見えない＝的を射た改善ができない・しない

生産性が見えない＝効果が見えない＝的を射た改善ができない・しない

案件毎に仕事の内容やボリューム、時期が異なる仕事は、前回の仕事や他チームの仕事と品質や時間・コストを比較することできません。
生産のように何個・何件つくったというようなアウトプットのボリューム測定もできません。
つまり、自分たちの仕事の生産性が見えない状態となっているのです。
生産性が見えないということは、何か手を打っても効果が見えないということで、仕事のやり方を見直したり、改善したりしても、何が的を射た対策で、何が外れの対策かわからないのです。
的を射ているかわからなければ、改善しようという気持ちにはならず、改善しなくなってしまいます。

低い標準化率＝仕事の属人化＝低いチーム力

低い標準化率＝仕事の属人化＝低いチーム力

案件毎に仕事の内容が異なる＝標準化できない。
と思っている人は少なくありません。ですから、標準化が進みません。
標準化が進まないと、その都度、自分の経験に基づいて、一番いいやり方でやろうとします。
我流化が進むのです。
我流が進むと仕事が属人化して、その人しかできない状態となり、個人中心で仕事を進めざるを得なくなり、チームとして、助け合ったり、連携することができなくなります。
チーム力が低下してしまうのです。

進捗管理システムの活用

弊社の制作した進捗管理システムを使えば、あらゆる業務の進捗状況を一目で認識することができます。
それに加え、各顧客毎の情報整理・管理や、負荷状況の確認もスムーズに行えます。
各部署間でのToDoのやり取りも行える為、連携がしやすくなることによって対応スピードが向上し、顧客満足にもつながります。

ご要望がございましたら弊社商品として販売させていただくことも検討させていただきますので、是非お気軽にご相談ください。

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